Juli 2010
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CWT informiert
Meetings und Events: Wo Erfolg und Einsparungen aufeinander treffen
10 bis 25
Prozent Einsparungen über drei Jahre und eine deutliche Erhöhung der Rendite
(Return on Investment – ROI) – das können Unternehmen im Bereich Meetings und
Events (M&E) erzielen, wenn sie bewährte Best Practices umsetzen. In seiner
jüngsten Studie „Meetings and Events: Where Savings meet Success“ hat das CWT
Travel Management Institute unter anderem untersucht, welche Maßnahmen nötig
sind, um den Bereich Meetings und Events zu optimieren. Das Ergebnis: acht
Schritte, mit denen Unternehmen bessere Veranstaltungen durchführen und
gleichzeitig sparen können: - Ausgaben analysieren und effiziente Organisationsstrukturen aufbauen: Nur wer seine Ausgaben kennt, kann Möglichkeiten für einen höheren ROI ausloten. Zu den effizienten Organisationstrukturen gehören beispielsweise die Zentralisierung des M&E-Managements, das Outsourcen der M&E-Aktivitäten und die Einbindung von Einkaufsexperten in die entsprechenden Entscheidungsprozesse.
- M&E-Strategie entwickeln: Mit einer Strategie bekommen Organisatoren von Meetings und Events klare Vorgaben an die Hand und können Richtlinien effektiv durchsetzen. Ihr Tagesgeschäft wird dadurch wesentlich erleichtert.
- Jahresbudget für M&E und Veranstaltungskalender erstellen: Wer jährlich plant und budgetiert, setzt seine Ressourcen bestmöglich ein und bietet auch seinen Geschäftspartnern mehr Planungssicherheit.
- Auswahl von und Verhandlung mit bevorzugten Anbietern: Mit den richtigen Dienstleistern zusammenzuarbeiten und dadurch externe Kompetenzen gezielt zu nutzen, spart Kosten.
- Ein Muster für den Planungsprozess entwickeln: Wenn ein M&E-Programm einem einheitlichen Muster folgt, können Richtlinien besser eingehalten werden, was wiederum den Unternehmenszielen dient.
- Ein effizientes Anmeldeverfahren: Onlinetools machen das Anmeldeverfahren für Teilnehmer und Veranstaltungsplaner effizient und bequem. Auch das Meetingmanagement profitiert von umfassenden Lösungen, die nicht nur das Anmeldeverfahren, sondern auch M&E-Prozesse, Einkauf und Ausgabenmanagement unterstützen.
- Zahlungs- und Erstattungsprozesse managen: Kostendaten können dann effizient verwaltet werden, wenn beispielsweise Meetingkosten generell mit einer einheitlichen Zahlungsmethode beglichen werden (am besten einer Firmenkreditkarte) und ein automatisiertes Tool zum Spesenmanagement sowie integrierte Lösungen zum Abgleich von Kreditkartenzahlungen und Erstattungen eingesetzt werden.
- Leistung von M&E sowie Einhaltung der Richtlinien auswerten: M&E-Aktivitäten sollten kontinuierlich überprüft werden, ebenso die Teilnehmerzufriedenheit, aber auch die Leistungen von Suppliern und die Wertsteigerung durch Meetings und Events. Mit Hilfe der Reports und Analysen können dann weitere Einspar- und Optimierungspotentiale ermittelt werden.
Die vollständige Studie sowie das deutschsprachige White Paper können Sie hier herunterladen:
„Meetings and Events: Where Savings meet Success“ (Englisch)
White Paper (Deutsch)
